Para muchas empresas, sobretodo para las que cuentan con mucho personal y una lista larga de funciones, acudir a la automatización de algunas labores es un gran alivio en cuanto se optimiza tiempo y recursos, más aun en la época actual, donde cada vez parece que las tareas manuales son cosa del pasado. Una de las actividades que pueden ser ahora elaboradas con mayor facilidad gracias a programas o softwares es la reserva de sala para reuniones, de la cual te contaremos más a continuación hoy desde Integración AV.
Reserva de sala con Crestron
En Integración AV trabajamos con la marca Crestron, un fabricante de tecnología que trabaja principalmente con automatización de hogar y edificios, pero que también ofrece dentro de su portafolio soluciones de reserva de sala para reuniones y juntas. Algunas de las características principales de este servicio son:Reservas en línea: con Crestron, los usuarios como empleados o directivos de una empresa pueden reservar salas de reunión en línea a través de una interfaz web, así como verificar la disponibilidad en tiempo real y recibir recordatorios de la reserva realizada.
Integración con calendarios: Crestron también ofrece integración con calendarios populares como Microsoft Outlook o Google Calendar, lo cual permite que empleados y directivos verifiquen la disponibilidad de la sala de reunión directamente desde su calendario de manera más fácil y rápida y desde cualquier dispositivo.
Control de dispositivos: Este sistema permite controlar dispositivos de salas de reuniones como pantallas y proyectores a través de una interfaz web fácil de manipular.
Automatización de tareas: El sistema permite automatizar tareas como encender y apagar dispositivos de la sala de reuniones de manera automática al inicio y final de una sesión.
Características avanzadas
Ahora conoces las principales características de Creston para el sistema de reserva de sala. Sin embargo, existen beneficios adicionales que hacen de este sistema un cambio sustancial para tu compañía. Gestionar los espacios y el tiempo que pueden permanecer los colaboradores en ellos no es suficiente. También es importante, contar con detalles como:
Control de acceso: También ofrece características de control de acceso para restringir el acceso a salas de reuniones únicamente a personas autorizadas para ingresar.
Monitoreo de salas: La reserva de sala con Crestron también permite monitorear en tiempo real el uso y estado de las salas, lo cual da la oportunidad detectar cualquier anomalía y tomar acción al respecto de manera inmediata.
Estadísticas y reportes: Crestron, además, incluye herramientas para generar estadísticas y reportes del uso de las salas, permitiendo a los encargados de la empresa optimizar su uso y administrarlas de la mejor manera posible.
¿Por qué es importante contar con esta solución?
Cómo te contabamos al incio de nuestro blog, contar con procesos de automatización facilita el día a día de las empresas. Sin embargo, una gestión efectiva va más allá de este aspecto. Se trata de una búsqueda integral por optimizar cada proceso, en este caso, el de las reuniones. A continuación te contamos algunos motivos por los cuáles implementar tecnología de punta como la de reserva de sala es importante para su compañía.
Gestión efectiva
Así como los tiempos y las actividades que debe realizar cada miembro del equipo deben ser gestionadas, los espacios también deben estar incluidos en este aspecto. Utilizar soluciones informáticas para adecuar el tiempo de uso es clave para no generar retrasos o saturar las salas de juntas.
Reprogramaciones constantes
Una reunión, ya sea con personal en presencial o algunos de forma remota, exige tiempo y preparación. Cuando las empresas cuentan con diferentes equipos de trabajo organizar un calendario esencial. Sin embargo, si no se cuenta con un sistema integrado como el de reserva de sala, es común que se presenten cruces al momento de que dos equipos requieran el espacio en la misma hora. Como consecuencia se generan retrasos y se debe posponer la reunión de uno de ellos, disminuyendo la eficiencia de los procesos.
Vanguardia frente a los clientes
Las compañías que cierran tratos con terceros, ya sean clientes o contratistas deben brindar valor agregado a sus invitados. Una forma de hacer sentir que son importantes para tu compañía sin duda es la atención a los pequeños detalles. Reservar la sala de juntas con anticipación para evitar apurar la reunión o que surjan interrupciones, son claves para una negociación exitosa.
Evita roces internos
En ocasiones la infraestructura de la compañía no es suficiente para su cantidad de colaboradores. Un ejemplo claro de ello puede verse reflejado en el uso del espacio para reuniones. Contar con un software de reserva de sala evitará que existan roces entre los equipos que más uso hacen de este espacio y los que lo hacen de forma ocasional.
Encuentra las mejores soluciones con Integración AV
En Integración AV te ofrecemos la posibilidad de optimizar el tiempo y los recursos de tu empresa, organizando de manera rápida y efectiva la reserva de espacios de juntas a través de cualquier dispositivo. Conoce esta y más soluciones en tecnología contactándonos ahora.
