Un sistema de videoconferencia para empresas es el conjunto de cámara, micrófonos, procesador de audio, pantalla, códec y control que conecta una sala con Microsoft Teams, Zoom o Google Meet. Se elige por el número de puestos, la plataforma que ya usa la empresa y quién va a administrar las salas.
En Integración AV diseñamos, programamos y mantenemos estos sistemas desde 2006 para empresas en Bogotá, Medellín y el resto de Colombia. Esta guía explica qué equipos lleva un sistema, qué esquemas existen y cómo elegir. Si lo que necesita es la sala completa, con acústica, mobiliario y automatización, vea las salas de videoconferencia para empresas.
En resumen
- La plataforma (Teams, Zoom o Meet) se contrata por licencia; el sistema es el equipo instalado en la sala.
- Hay tres esquemas: sala dedicada a una plataforma, sala BYOD con el portátil del usuario y sala mixta.
- El número de puestos decide la cámara y la microfonía; el resto se ajusta alrededor de esas dos.
- La gestión remota y el soporte definen cuánto cuesta operar las salas después de instaladas.
Qué incluye un sistema de videoconferencia
Un sistema de sala no es una cámara web grande. Cada componente cumple una función y todos se configuran para trabajar juntos, de modo que la reunión se inicie con un botón y se escuche completa del otro lado.
El alcance exacto se define en la visita técnica. Estos son los seis componentes que revisamos en todo proyecto.
- Cámara
- Full HD como mínimo y 4K en salas grandes. A partir de una sala mediana conviene el encuadre automático, que detecta cuántas personas hay y ajusta el plano, y el zoom óptico.
- Micrófonos
- De mesa, de techo o en arreglo, según el tamaño de la mesa. Deben cubrir a todos los puestos, no solo el centro.
- Procesador de audio (DSP)
- Cancela el eco, elimina el retorno y nivela las voces para que quien está conectado escuche a todos al mismo volumen.
- Pantallas
- Una para los participantes remotos y, en salas medianas y grandes, otra para el contenido compartido. El tamaño se calcula por la distancia de visión.
- Códec o computador de sala
- Es el equipo que ejecuta la plataforma y envía el audio y el video a la reunión. Puede ser un equipo dedicado o el portátil del usuario.
- Control y presentación
- Un panel táctil inicia la reunión y selecciona la fuente. Para compartir pantalla sin cables trabajamos Mersive Solstice, del que somos distribuidor en Colombia.
Dato técnico
El zoom digital solo amplía píxeles; el zoom óptico acerca la imagen sin perder definición. En salas medianas y grandes es el criterio de cámara que más cambia lo que ve quien está conectado.
Tres esquemas de sistema: dedicado, BYOD o mixto
La primera decisión no es la marca, sino cómo se va a iniciar la reunión. De eso depende qué computador ejecuta la plataforma y cuánto trabajo le deja la sala al área de tecnología.
| Aspecto | Sala dedicada | BYOD | Sala mixta |
|---|---|---|---|
| Cómo se inicia la reunión | Desde el panel de la sala, con la agenda de la cuenta de sala | El usuario conecta su portátil por USB o sin cables | Desde el panel, o con el portátil del invitado |
| Qué plataforma usa | Una sola por sala: Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms o la del fabricante del códec | La que tenga el portátil de quien convoca | La de la empresa en el equipo de sala y cualquier otra desde el portátil |
| Cuándo conviene | Salas de uso diario con reuniones internas y agenda compartida | Salas pequeñas o reuniones con clientes que traen su propia plataforma | Salas corporativas que reciben reuniones internas y externas |
| Qué exige a tecnología | Cuentas de sala, licencias de sala y actualizaciones centralizadas | Poca administración, pero la sala depende de cada portátil | Las dos cosas, con una configuración que las separa |
En los proyectos que diseñamos, la decisión sale de dos preguntas: qué plataforma usa la empresa y quién convoca la mayoría de las reuniones. Con esas respuestas se define el equipo de sala antes de elegir marcas.
Qué sistema necesita según el tamaño de la sala
Sala pequeña, de 2 a 6 puestos
Barra de video con cámara gran angular y micrófonos integrados. Funciona en BYOD o como sala dedicada con un computador compacto.
Sala mediana, de 6 a 14 puestos
Cámara PTZ con encuadre automático y zoom óptico, micrófonos de mesa o de techo y un procesador de audio.
Sala grande o de directorio
Más de 14 puestos: cámara con seguimiento del orador, micrófonos de techo, audio por zonas y dos pantallas.
La acústica pesa tanto como el número de puestos: una sala con vidrio y piso duro necesita tratamiento antes de sumar equipos. Ese diseño de la sala completa lo explicamos en salas de videoconferencia para empresas en Bogotá y Medellín.
Marcas con las que integramos sistemas de videoconferencia
La marca se elige por proyecto y por criterio técnico. Integramos códecs y sistemas de sala de Cisco y Poly, sistemas de conferencia y control de Crestron, micrófonos Shure y cámaras Sony y Laia.
Somos distribuidores de Cisco y Poly, partners de Microsoft Teams Rooms y Zoom Rooms, Crestron Master Gold y Crestron Service Provider, y tenemos la certificación CTS de AVIXA. Eso nos permite combinar equipos de varias marcas en un mismo sistema y programarlo para que el usuario lo opere sin ayuda.
Qué evaluar antes de elegir el sistema
Compatibilidad
Con la plataforma de la empresa, con los portátiles de los usuarios y con los equipos que ya hay en la sala y se pueden reutilizar.
Seguridad
Cuentas de sala propias, actualizaciones del fabricante vigentes y equipos en una red separada de la de los usuarios.
Gestión remota
Monitoreo del estado de cámaras, micrófonos y paneles para diagnosticar una falla sin subir a la sala.
Escalabilidad
El mismo estándar en todas las salas y sedes, para que el usuario encuentre la misma operación en cada una.
Cómo implementamos un sistema de videoconferencia
- LevantamientoVisitamos las salas, medimos, revisamos la red y la acústica e identificamos los equipos que se pueden conservar.
- DiseñoDefinimos el esquema de sistema, los equipos y la ubicación de cada uno, con planos y diagramas antes de la instalación.
- Programación e instalaciónInstalamos y programamos el control para que la reunión arranque con un botón en la plataforma de la empresa.
- Capacitación y soporteEntregamos la sala funcionando, capacitamos a usuarios y a tecnología, y dejamos soporte con tiempos de respuesta acordados.
Preguntas frecuentes sobre sistemas de videoconferencia
¿Qué es un sistema de videoconferencia?
Es el equipo instalado en una sala para que varias personas participen en una reunión remota: cámara, micrófonos, procesador de audio, pantalla, un códec o computador que ejecuta la plataforma y un control para operarlo. La plataforma, como Teams, Zoom o Meet, es el software; el sistema es lo que hace que ese software funcione para un grupo.
¿Qué diferencia hay entre una sala con Microsoft Teams Rooms y conectar el portátil?
En una sala con Teams Rooms, o con Zoom Rooms, el equipo de la sala ejecuta la plataforma y la reunión se inicia desde el panel, sin depender de ningún portátil. En una sala BYOD el usuario conecta su portátil y la reunión corre en él. La primera es más estable para uso diario; la segunda es más flexible para reuniones con plataformas externas.
¿Cuánto cuesta un sistema de videoconferencia para empresas?
Depende del tamaño de la sala, del esquema elegido, de la cámara y el audio que exija el espacio y de los equipos que se puedan reutilizar. No publicamos precios porque cada sala es distinta. Después de la visita técnica entregamos una propuesta con alcance, cronograma y modelo de soporte.
¿Se pueden reutilizar los equipos que ya tiene la empresa?
Sí, cuando están en buen estado y son compatibles con el esquema elegido. En el levantamiento revisamos pantallas, cámaras, micrófonos y cableado, y solo reemplazamos lo que no cumple. La sostenibilidad empieza por no cambiar lo que todavía funciona.
Diseñemos el sistema de videoconferencia de su empresa
En la asesoría técnica revisamos sus salas, la plataforma que usa y los equipos que se pueden reutilizar. Con eso preparamos una propuesta con alcance, planos, cronograma y soporte.
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